Padronização é a sistemática que empresas
podem utilizar para organizar suas atividades promovendo, por consequência, a
otimização de seus processos. Em síntese a padronização consiste na elaboração
de procedimentos operacionais (documentos escritos) que descrevem como
determinada atividade ou tarefa deve ser executada.
O Sistema
de Padronização é um dos pilares mais importantes para empresas que desejam
implementar sistemas de gestão baseados na qualidade (ex. ISO 9001, MEG,
PBQP-H, etc) pois através de sua implementação, a Organização assegura que os
processos e atividades serão executados segundo regras definidas
(padronizadas), minimizando a ocorrência de falhas operacionais. Além disto, a
padronização tem o benefício de reter na empresa o conhecimento gerado com a
prática e experiência de seus colaboradores.
“Padronizar é preservar a história de sua empresa,
documentando os resultados que ela alcança.”
Para que serve a padronização?
Para uma
Organização melhorar a execução de suas operações, minimizando erros de
processo decorrentes de ações sem planejamento.
Por que padronizar?
Para que
a empresa possa reduzir os custos com retrabalho. Outro interessante
benefício da padronização das atividades de uma Organização está associado ao
aumento da produtividade e redução de desperdícios. Em suma, economia
organizacional.
Padronização gera burocracia?
Burocracia
significa lentidão e atraso decorrentes de sistemáticas pouco inteligentes. A
padronização das atividades de uma Organização serve para otimizar a execução
das atividades desde que estabelecida de maneira objetiva, ou seja, prática.
Quando
não existe padronização as tarefas ficam realmente lentas. A mesma atividade
precisa ser discutida várias vezes porque não há um padrão de como fazê-la, por
exemplo.
Padronização tira a criatividade?
As
empresas precisam fazer as tarefas da MELHOR MANEIRA. Quando um funcionário
identifica uma maneira melhor de fazer as tarefas do que a que está sendo
executada, ele deve comunicar esta “nova forma” ao seu superior imediato que,
em consenso com toda equipe, propõe a revisão do documento (procedimento
operacional) estabelecendo a NOVA MELHOR PRÁTICA, a ser seguida por todos. É
assim que o sistema melhora continuamente sem tirar a criatividade dos
envolvidos.
Minha empresa é ágil e informal e não precisa de
padronização?
Algumas
empresas insistem em executar suas operações sem planejá-las antes. Em um
mercado cada vez mais acirrado, empresas que não “desenham” como devem fazer
suas tarefas, correm elevado risco de não alcançarem seus objetivos.
Antigamente
os melhores projetos eram conquistados pelas empresas maiores. Hoje os projetos
são dados a empresas ágeis e organizadas. Como evidenciar se minha empresa é
organizada? Através dos documentos e registros que mostram como planejo minha
estratégia de negócio, ou seja, através da padronização.
O que padronizar?
Todo o
trabalho que trouxer riscos operacionais, riscos de segurança e meio ambiente
deve ser padronizado, ou seja, todas as atividades críticas. A organização deve
estabelecer uma regra para a definição de atividade ou tarefa crítica.
Por
conceito, “atividade crítica” é aquela que tem impacto no resultado final de
meu processo. Assim, qualquer atividade ou tarefa que possa prejudicar (ou
beneficiar) os resultados de uma operação, são consideradas atividades críticas
e devem, portanto, ser padronizadas.
Por onde começar?
Os passos
para a implantação do sistema de padronização consistem em:
- Identificar quais Processos fazem parte de sua empresa;
- Mapear os Processos, isto é, identificar todas as atividades que fazem parte de cada processo;]
- Identificar as atividades críticas de cada processo;
- Elaborar procedimentos operacionais (documentos conhecidos também por PO ou “POP”), descrevendo COMO a atividade crítica deve ser executada;
- Treinar os colaboradores envolvidos;
- Acompanhar periodicamente a execução das atividades.
Em
síntese, a padronização dos processos facilita o controle da operação da
empresa, promove a qualificação e o desenvolvimento da equipe, gerando aos
clientes a percepção de credibilidade e atendimento à satisfação de suas
expectativas. Isso é fato. Isso é qualidade. O resto é apenas desejo.
Ótima
semana e bom trabalho!
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