Auditorias da Qualidade

Falaremos de alguns aspectos importantes sobre as auditorias.
 Existem algumas maneiras de classificá-las.
Tem a finalidade de fornecer subsídios para que a administração da organização possa saber como está seu sistema e assim tomar as ações necessárias.
Auditoria de Adequação
A auditoria da qualidade de adequação determina a extensão na qual o sistema documentado representado pelo manual da qualidade e pelos procedimentos adequadamente atende aos requisitos da norma aplicável. Esta auditoria é também conhecida por:

• Auditoria da documentação.
• Auditoria de escritório
• Análise crítica da documentação
• Auditoria de sistema = conjunto da auditoria de adequação + conformidade

No processo de certificação, uma auditoria de adequação se limita tipicamente à análise crítica do manual da qualidade que normalmente, de forma suficiente, delinearia o sistema da qualidade da organização.
Auditoria de Conformidade ou de Implementação
A auditoria da qualidade de conformidade busca estabelecer a extensão na qual o sistema documentado está entendido, implementado e percebido pela força de trabalho, ou seja, o auditor procura pela implementação das disposições e arranjos planejados.

• Auditoria de sistema = conjunto da auditoria de adequação + conformidade

Auditoria Externa
A auditoria da qualidade externa é uma auditoria de segunda parte ou de terceira parte.
Auditoria Interna
As auditorias interna são quando uma organização examina seus próprios sistemas, procedimentos e atividades para determinar se eles são adequados e estão sendo atendidos, é uma auditoria de primeira parte.

 ORIGEM DA AUDITORIA INTERNA

A partir do surgimento de empresas formalmente constituídas, os auditores deixam de ser públicos para atender às necessidades de suas organizações.

Esses auditores internos tinham, inicialmente, a responsabilidade quase exclusiva de revisar e conferir valores e documentos, como extensão da função dos auditores públicos.

Com a evolução das práticas comerciais e da inter-relação entre as entidades, a administração passa a necessitar de alguém que lhe afirme que os controles e as rotinas de trabalho estão sendo habilmente executados e que os dados contábeis merecem confiança, por espelharem a realidade econômica e financeira da empresa.

Neste contexto a Auditoria Interna assume importância, para desempenhar os papéis de revisar seu próprio trabalho, que nem sempre é tarefa simples e auxiliar a controladoria na conscientização das áreas quanto a uma visão integrada de todo o processo empresarial.

 OBJETIVO DA AUDITORIA INTERNA

A Auditoria Interna tem como objetivo macro prestar ajuda à Administração, possibilitando-lhe o conhecimento da forma como desenvolve suas atividades, oferecendo condições para um desempenho adequado de suas obrigações, proporcionando análise, apreciações, recomendações e comentários objetivos e/ou convenientes acerca das atividades investigadas.

ALCANCE E ATIVIDADES DA AUDITORIA INTERNA

Qualquer fase das atividades da empresa que possa ser de utilidade à administração.

São atividades básicas da Auditoria Interna:

• Revisar e avaliar a eficácia, suficiência e aplicação dos controles contábeis, financeiros e operacionais;
• Determinar o grau de confiança das informações contábeis e de outras naturezas.
• Observar normas internas e legislação pertinente.
• Avaliar a qualidade alcançada na execução de tarefas determinadas para o cumprimento das respectivas responsabilidades.

 RESPONSABILIDADES DO AUDITOR INTERNO

São as seguintes as responsabilidades do auditor interno:

• Observar com maior rigor do que qualquer outro empregado, os regulamentos internos da empresa;
• Manter alto padrão de comportamento moral e funcional;
• Ser discreto, não se utilizando de fatos apurados para proveito próprio;
• Reportar eventuais sugestões sobre possíveis melhorias de sistemas de controle ou trabalho;
• Só reportar fatos que possam ser comprovados por documentos verificados e que não possam ser contestados;
• Manter sempre presente perante os setores que audita não tem função de espião ou fiscal, mas sim de empregado categorizado, que tem funções definidas dentro da organização.

 ÉTICA DO AUDITOR INTERNO

O técnico no papel de Auditor Interno deverá ter no seu trabalho constante atenção para os seguintes princípios éticos:

• Respeitar sempre a hierarquia imposta;
• Pedir em vez de exigir colaboração;
• Manter sigilo sobre informações obtidas;
• Portar-se conforme sua função e posição;
• Observar usos e costumes geralmente aceitos.

 INDEPENDÊNCIA DO AUDITOR INTERNO

Quanto ao seu modo de operação, o Auditor Interno deve fazê-lo com tranqüilidade e segurança, consciente de que deve desenvolver suas atividades com independência, fundamentado nos seguintes fatores:

• Possuir liberdade para investigar, selecionar e executar suas atividades (acesso irrestrito);
• Exercer apenas o papel de assessor, cabendo aos gestores tomarem decisões apropriadas;
• Isolar-se das demais áreas operacionais, com um aspecto de atitude mental.

SEMELHANÇAS ENTRE AUDITORIA INTERNA E EXTERNA

Procedendo-se uma análise comparativa entre a Auditoria Interna e a Externa, chega-se a conclusão que elas têm muitas semelhanças, quais sejam:


Utilizam-se praticamente das mesmas técnicas:

• Formulam sugestões de melhorias para deficiências encontradas
• Modificam a extensão de seus trabalhos de acordo com as suas observações e a eficiência dos sistemas contábeis e de controle interno existentes.

A seguir uma visão significativa dessas semelhanças:

Auditoria Interna

• Realizada por um funcionário da empresa.
• A revisão das atividades da empresa é contínua.
• O objetivo principal é atender as necessidades da administração no cumprimento de políticas e normas, sem estar restrito aos assuntos financeiros.

Auditoria Externa

• Contratação de um profissional independente.
• O exame das informações comprobatórias das demonstrações financeiras é periódico, geralmente trimestral ou anual.
• Atende às necessidades de terceiros quanto à fidedignidade das informações financeiras e determina a extensão do exame.

É importante frisar que a existência de auditoria externa não elimina a necessidade da auditoria interna e tampouco a recíproca é verdadeira, já que suas funções e objetivos são diferentes. Entretanto, um trabalho conjugado entre as auditorias pode ser por ambas utilizadas para se evitar a duplicidade do trabalho.

Uma integração eficiente entre a Auditoria Interna e Externa possibilitará ganhos significativos para a entidade, tais como:

• Redução dos honorários
• Intercâmbio de informações
• Direcionamento de trabalhos
• Maior segurança ao auditor externo pela extensão e qualidade dos trabalhos realizados pelo auditor interno
• Cumprimento de prazos

Auditoria de Produto / Projeto / Processo
Esta auditoria da qualidade é uma auditoria vertical que considera todos os sistemas que entram na produção de um produto ou serviço específico.
Auditoria Vertical
A auditoria vertical considera a conformidade de um departamento em todos os requisitos a ele aplicável.
Auditoria Horizontal
Em oposição à vertical, a auditoria horizontal considera a conformidade em relação a um requisito selecionado. Ex.: Avalia o requisito controle de documentos ao longo de toda a Organização.