Fluxograma

O fluxograma é uma das ferramentas mais usadas por quem deseja analisar e redesenhar um processo de trabalho, porque traz vantagens que facilitam o desenvolvimento.

Além dos benefícios práticos do hábito de criar fluxogramas, existe um outro oculto, que só os que colocam a ferramenta em uso podem perceber. Eles ajudam até em áreas como motivação de equipes, pois informam de uma só vez exatamente quais tarefas devem ser desempenhadas.

Os fluxogramas mostram como as coisas são feitas, e não como o chefe diz aos funcionários que a façam; não a maneira segundo o qual o chefe pensa que são feitas, mas a forma pela qual o manual de normas e procedimentos manda que sejam feitas. Eles são, portanto, uma fotografia real de uma situação estudada.” OLIVEIRA (2001). Prof. Fernando Lócio

Através dos fluxogramas é possível visualizar coisas como:

Quais operações são realizadas
Onde e quem realiza as operações
Quais as entradas e saídas
Como fluem as informações
Quais os recursos gastos no processo
Qual o volume de trabalho
Qual o tempo de execução, parcial ou total
Permite visão ampla de todo o processo

Eles também são capazes de evitar:

Dupla interpretação, pelo padrão dos símbolos
Falhas de funcionamento e gargalos
Duplicidade de procedimentos
Complexidades desnecessárias

Os tipos de fluxogramas disponíveis

Existem, basicamente, dois tipos de fluxogramas: o fluxograma vertical e o fluxograma horizontal com suas variações (horizontal descritivo mais apropriado ao levantamento de informações e o fluxograma horizontal de colunas, mais usado na etapa de análise das informações)

Hoje, disponibilizo para seu deleite, um modelo de fluxograma vertical explicado detalhadamente. Produzi este modelo no excel para meu próprio uso na empresa, com a ajuda do livro OSM de Luiz Carlos M. D’Ascenção.

» Trata-se de um modelo para ser impresso e usado como um formulário para o levantamento de dados em processos administrativos.

» Download do modelo de fluxograma (formulário excel)

A Matriz Sipoc é uma forma de visualização mais detalhada de um fluxograma, eu particularmente, na hora de elaborar meus fluxogramas gosto de apresentá-los utilizando essa matriz pois a relação entre os diferentes processos, seus clientes e resultados são melhor visualizados, é uma forma mais completa de visualizar um fluxograma de informação. As informações da Matriz SIPOC são:

Suplliers - Fornecedores - Aqueles que alimentam o processo;

Inputs - Entradas/Insumos - O que entra no processo para ser processado, documentos, materiais, etc;

Process - Processos - A atividade de transformação que aplicada a uma entrada vai gerar uma saída;

Outputs - Saídas/Resultados - Resultado de um processo de transformação;

Consumers or customers - Consumidores ou Clientes - Clientes do processo.

Vamos ver um exemplo de uma empresa de construção de móveis sob medida, ela geralmente recebe pedidos de clientes e uma equipe de projeto deve ir ao local para fazer o levantamento das medidas e a análise das informações. De posse dessas informações a equipe de montagem prepara o móvel para a instalação in loco pela equipe de instalação. Esse mesmo exemplo foi usado para a construção do Mapa de Processos.

Note que nem todos os campos precisam ser preenchidos, eles estão ali para quando necessário serem descritos. Alguns campos por serem implicitos eu evito o preenchimento, quando sentir necessidade complete os campos. Veja o exemplo