Em um Sistema de Gestão da Qualidade, os processos terceirizados que afetam a conformidade do produto ou serviço também precisam ser controlados pela empresa. Quanto às auditorias, cabe ao auditor estudar a organização da empresa, os processos e a inter-relação entre eles.
Requisitos de documentação
Generalidades
A documentação do Sistema de Gestão da Qualidade da empresa inclui a política e os objetivos da qualidade documentados, o manual da qualidade, os procedimentos documentados requeridos pela norma ISO e os registros.
Sempre que possível, as atividades devem estar documentadas em um manual, em procedimentos ou instruções e representar como o trabalho é planejado e realizado.
O detalhamento dos procedimentos e das instruções depende dos métodos usados, das habilidades necessárias e do treinamento realizado. Porém, deve-se evitar o detalhamento excessivo.
A NBR ISO 9000:2005 ressalta que a documentação agrega valor à empresa, principalmente no que diz respeito à manutenção e à proteção do capital intelectual. Os conhecimentos críticos necessários à perpetuação do negócio e à manutenção do diferencial competitivo devem ser registrados.
Os documentos significam qualquer mídia com descrições de atividades que influam na qualidade, como documentos em papel, arquivos em computador, CD-ROM, vídeos, fitas de áudio etc.
O objetivo básico da documentação é dar à empresa e aos clientes uma garantia de que o trabalho estará sempre sobcontrole. No trabalho de auditoria, o auditor responsável deve verificar se a documentação do Sistema de Gestão da Qualidade da empresa cobre todos os processos. Ela deve especificar como o trabalho é realizado.
Manual da Qualidade
O Manual de Qualidade deve conter todas as atividades que compõem o Sistema de Gestão da Qualidade, assim como os processos da empresa e a interação entre eles.
Para facilitar o trabalho, convém elaborar uma tabela que aponte as relações entre os requisitos da norma e os processos. Os requisitos da NBR ISO 9001:2000 também devem ser incluídos no manual.
Em regra, o manual deve ser resumido e suficientemente desenvolvido para demonstrar o Sistema de Gestão da Qualidade, a cultura e a imagem da qualidade da empresa.
Caso alguma norma não seja aplicável às atividades da empresa, a situação deve ser detalhada e justificada no Manual da Qualidade.
Na auditoria, aplica-se uma lista de verificação para avaliar a adequação do Manual da Qualidade da empresa.
Controle de documentos
O controle de documentos é um dos requisitos que precisam ser documentados. A ISO 9000 sugere que possíveis alterações de documentos sejam controladas, mas não diz como isso deve ser feito. O mesmo vale para os métodos mais simples e práticos possíveis. O controle assegura que:
- os documentos sejam aprovados antes de sua emissão;
- os documentos sejam analisados criticamente e atualizados, quando necessário, e reaprovados;
- as pessoas tenham acesso às versões corretas e atualizadas;
- os documentos estejam disponíveis nos locais corretos;
- documentos obsoletos sejam removidos dos locais de uso e, quando retidos, sejam adequadamente identificados;
- as alterações de documentos sejam analisadas criticamente e aprovadas antes de implementadas;
- documentos de origem externa sejam identificados e tenham distribuição controlada.
Para manter os documentos sobcontrole, é importante que eles sejam identificados por um título, estágio de revisão e com uma assinatura autorizada quando oficialmente liberados. Os documentos devem conter ainda uma explicação sobre o propósito e a definição de sua aplicação. Neles estão registrados os responsáveis pelas atividades.
No processo de auditoria, o responsável deve fazer um levantamento de todos os documentos distribuídos pela empresa, observando análises críticas e aprovação, bem como a situação de revisão e distribuição. Qualquer alteração em documentos ou em notas manuscritas deve ser analisada.
Controle de registros
A empresa precisa registrar que os controles requeridos foram aplicados e os requisitos do cliente foram atendidos.
Os registros são identificados em função de necessidades legais, requisitos presentes na própria ISO 9000 e necessidades internas da empresa de informações para avaliar as tendências de seus processos.
A elaboração de tabelas com as informações sobre os registros, como frequência de coleta, local de arquivamento etc. é recomendável. A aplicação do controle de registros independe do tamanho da empresa.
Os registros da qualidade devem ser avaliados durante o processo de auditoria, especialmente por meio do cruzamento de informações.
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